政府機構對辦公環境的要求一向嚴謹。香港禮賓府作為特區政府的重要禮儀機構，其辦公空間既是專業形象的展示，亦是現代治理水準的體現。近期，禮賓府展開一項辦公傢俬更新計劃，其中約40張辦公椅的採購成為項目關鍵。Branding Works Furniture有機會參與此項目，這不只是一次商業合作，更是對其服務政府部門能力的一次系統驗證。

案例背景：高標準的禮賓府採購

禮賓府位於中環山頂，是具逾150年歷史的象徵性建築，每年接待眾多國內外高級官員。原有部分辦公椅已使用超過10年，出現磨損，並且在人體工學與安全標準上已不符合最新要求，故決定全面更換。
此次採購涵蓋：

• 行政主管辦公椅（部門負責人）
• 高級公務員辦公椅（中層管理人員）
• 通用職員辦公椅（一般公務員）
• 會議室接待椅（正式會議場景）
  

對供應商的要求包括：

• 符合香港政府採購規範及流程
• 產品具國際安全及環保認證
• 完整售後與保固
• 按期完成批量生產與交付
• 支援政府採購卡 P-Card 支付及相關系統對接

政府採購的特殊挑戰

相較一般商業採購，政府採購有幾個明顯特點：

1.流程嚴謹、合規透明

必須遵守特區政府採購指引，從需求評估、招標/報價、評審到合同簽署，每一步都需有清晰紀錄，決策須有政策依據。

2.質量與認證要求高

辦公椅需符合人體工學設計，並通過國際安全認證（如 EN 標準）及環保標準（如綠色標籤認證），同時提供完整技術檔與測試報告。

3.預算與價格嚴格控管

價格須在既定公共預算內，超支需重新申請批准，迫使供應商在成本與配置上精準平衡。

4.P-Card 支付及系統對接

不只是「能刷卡」這麼簡單，還涉及與政府內部採購及會計系統的對接，以及開票與審計要求。

5.時間不確定與交付剛性

項目時間表可能因內部流程調整，但一旦確定交付日程，延誤幾乎不能接受，牽涉違約及部門運作風險。

更具挑戰的是，禮賓府既有傳統審美與禮儀要求，又要兼顧現代化辦公功能，要求供應商在「傳統氣質」與「現代人體工學」之間取得微妙平衡，而在本案例採購過程中，遇到了核心三大難題：

難題一：產品下架與定制需求的矛盾

禮賓府在BW Furniture  網站上選中幾款高端辦公椅，風格簡約莊重、兼具現代感，與政府形象契合。但在正式準備採購時發現，部分款式因產品升級已下架。

禮賓府在意的是特定款式的外觀比例、線條及功能配置，而不是隨便一個「類似款」。
40 張椅子必須外觀及功能高度一致，一旦批次或細節不一，容易引起質疑。

單純以現有產品替代，無法滿足禮賓府對一致性及設計語言的要求。

難題二：細緻修改要求 vs 技術可行性

禮賓府在試用樣品後，提出多項精細修改需求，例如：

• 座面高度降低約 2 釐米，以照顧較矮身材使用者
• 靠背角度微調，更適合長時間處理檔
• 扶手高度與寬度要與特定會議桌高度匹配
• 底座穩定度需提升，以應對頻繁移動
• 轉向機制需更安靜，避免會議中產生噪音

其中部分可透過配件更換實現，但涉及座面高度、靠背角度、底座設計等結構性項目，則可能牽涉重新開模、重做測試與再認證，導致成本與時間大幅增加，與政府採購的預算與時程不符。

難題三：多層級審批下的決策時效

政府採購決策需經多層審批，最終由高層拍板。若提出大量結構性修改方案，不僅技術風險高，亦會拉長決策和項目週期，增加不確定性。供應商必須在「真正關鍵的變更」與「不必要的複雜化」之間拿捏準確。

BW Furniture 的差異化思路：從「賣產品」轉為「提供解決方案」

禮賓府最終選擇BW Furniture ，關鍵不在於最低價格，而是 BW Furniture 展現出對政府採購特性與實際使用需求的深刻理解，並提出具體、可落地的解決方案。
BW Furniture 的處理邏輯，核心在三點：

1. 以系統化需求分析代替「先接單、後解決」
2. 將修改需求拆解分級，平衡技術可行性與成本效益
3. 以專業、可審批的方案支持，協助客戶完成內部決策

第一難題的解法：為「下架款」重建工程方案

BW Furniture 先針對禮賓府看中的下架款式進行拆解，透過圖片與溝通釐清客戶真正重視的元素，例如：

• 「商務簡約」風格：線條乾淨、無過度裝飾
• 色彩控制：深灰、黑色等低調色系
• 比例與姿態：靠背高度、椅腳比例、扶手形態等

在此基礎上，BW Furniture  並非簡單仿製，而是：

• 以現有製造能力及最新人體工學標準重新建模
• 保留原有視覺風格，同時符合當前安全與環保認證
• 與工廠配合，製作實體樣品，讓禮賓府進行實物體驗與反饋

這種做法一方面還原客戶喜歡的設計語言，另一方面確保整體方案在工藝、認證與生產節奏上可控，為後續優化提供可靠基礎。

第二難題的解法：需求分級，重新界定「什麼必須改？」

在收到禮賓府對樣品的進一步修改意見後，BW Furniture  並未簡單「全答應」或「全拒絕」，而是把需求分為三個層級處理：

1. 配件層修改（完全可行）
   如靜音腳輪、扶手包覆材料、頭枕調節範圍、底座塗層顏色等，皆可在不動核心結構的前提下調整，對成本與時程影響有限，BW Furniture  全數接納。
2. 尺寸微調（需工程評估但可控）
   如座面高度微降、靠背寬度、整體深度的細緻調整，經技術評估後，確認可透過標準零件規格（如不同規格氣壓棒）實現，無需重新開模與認證，因而納入方案。
3. 結構性修改（高成本、高風險）
   如大幅更改靠背角度設計、重構扶手機制、改動底座力學結構等，將導致成本顯著上升、工期延長 4–6 個月並需重新測試認證。對政府項目而言，風險及代價過高。

BW Furniture  沒有直接否定結構性修改，而是引導禮賓府重新思考：
「現有辦公椅中有哪些是實際使用感受上被認為是‘好用’的？它們的哪一些特性值得保留？」

透過對現有椅子的盤點與分析，發現公務員已經習慣某一類靠背角度、座深與扶手高度。這說明與其「從零重設一張新椅子」，不如在接近現有使用習慣的結構上做升級與優化。

最終，BW Furniture  採用的策略是：

在自家產品庫中尋找結構上最接近禮賓府「習慣椅型」的一款高品質型號並以此作為結構基礎，配合前述配件及尺寸層面的定制，達成「體驗類似但全面升級」。

如此一來：公務員幾乎無需重新適應，降低「換椅磨合期」的不便，保留已被證明實用的姿勢與支撐方式，同時避免高風險、高成本的結構性再設計。

協助高層決策：用「專業報告」取代「口頭說服」

在方案成形後，BW Furniture  並未只依賴銷售人員的溝通，而是為禮賓府準備了一套可供內部審批的完整資料，包括：原本「結構全面修改方案」與「替代款式方案」的具體比較；兩種方案在成本、交付時間、認證風險上的量化差異；新推薦款式與現有椅子的尺寸、結構與舒適度對比表；實物照片、尺寸圖紙、人體工學說明。

各項客戶反饋需求在新方案中如何被逐點回應，這使禮賓府高層能在有限時間內，一目了然地理解。最終，高層決策者不但批准了方案，還明確肯定 BW Furniture 提出的建議是「站在政府立場思考的專業建議」，而非僅以成交為導向的推銷。

第三難題的解法：從合同到交付的政府級執行力

方案確認後，接續是一系列以「政府標準」為基準的執行工作。

1. P-Card 支付與系統配合
   BW Furniture  配合禮賓府要求：
   支援與政府採購卡系統的流程銜接
   提供符合審計要求的發票與交付紀錄
   完整提交相關技術檔與認證證書，方便日後追溯
2. 生產排程與品質管控
   與工廠協調專門生產計劃，確保在約定時間內完成 40 張椅子
   每張椅子出貨前經過品質檢驗，確保規格及功能一致
   到貨後配合禮賓府抽檢流程，確保產品符合合約標準
3. 上門安裝與使用培訓
   BW Furniture  安排專業團隊到場：
   統一安裝、調試每張椅子
   為使用者示範如何正確調節座面、靠背與扶手，達到最佳支撐
   提供日常保養建議與故障聯絡機制，確保後續維護順暢

此舉令禮賓府員工不只是「換了新椅子」，而是真正學會如何善用椅子的各項功能，提升長時間辦公的舒適度與效率。

選擇 BW Furniture ，就是選擇「政府級解決方案」供應商

這次禮賓府專案顯示：對政府客戶而言，真正重要的不是單一產品型號，而是懂得政府需求邏輯並能將其轉化為完整解決方案的合作夥伴。BW Furniture 不只提供椅子，而是從需求分析、方案設計、技術可行性評估、政府流程配合，到交付與培訓的一站式服務。

面對「產品下架」、「需求不斷微調」、「預算與時限嚴格」等常見難題，BW Furniture  以專業方法論和務實態度提供了可複製的答案。

對需要兼顧形象、功能、預算與合規的政府或公共機構而言，選擇 BW Furniture ，代表選擇一個能夠「與你一起完成任務」的傢俬合作夥伴，而不只是單純的供應商。

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